采购师知识点——模块2 如何明确需求与规划供应

1.本模块重点：单元4和单元5。难点为采购需求预测。
☆2.判断：采购的作用是满足企业内部不能或不愿提供的产品或服务的需求。
☆3.判断：确认需求和规划供应是采购供应过程的起点。如果这一步没有做好，那么所有后面的步骤都将是有缺陷的。
4.简答：如果不能正确地确认产品和服务，将导致什么严重的后果？（1）生产过程由于所需投入未能有效地提供而被迫中断（2）由于不恰当的包装导致所采购的物品到达时已损坏不能用。（3）采购的材料包含了你们国家为了环境或健康原因而禁止的物质。（4）所订购的机器未能如你期望的那样运转，频繁地出故障。（5）公司的设备供应商不能提供你认为已承诺的服务与维修，而且你们国家和设备产地均无其它的有效服务
5.判断：明确需求的目的是：向供应商提供满足用户需求所需的信息。
6.判断：正确地确定需求是最根本的，因为它是成本、效果和利润的主要决定因素；
7.判断：采购说明往往由所购产品或服务的用户准备，而采购供应部门可以不参与；
8.判断：用户参与（采购说明）是必须的，采购供应部门应提供市场知识和商业意识。
☆9.选择：业务性需求：是保持组织日常运转所需的，如生产线上的零部件、维修性供给或办公用品，一般在一年内使用或消耗的。资本性需求：是组织日常运转中不被消耗的固定资产，其使用寿命大于一年。例如影印机、运货车辆、机器设备和建筑物。
☆10.判断：服务是业务性的，因为它们是短期被提供和使用的。而有些服务可能被认为是资本性需求。
☆11.判断：有时资本性的开支能吸引有利的税收待遇，因此在许多财务会计系统中予以不同的处理。（资本性与业务性需求的区别有两点9/11。）
☆12.选择：生产性采购，即企业最终产品的直接组成部分的采购或直接介入生产过程的采购，比如材料、零部件和生产设备。非生产性采购，是那些既不构成企业最终产品的直接组成部分也不是生产过程组成部分的采购，包括非生产性机器设备、MRO(维修和作业)、耗材(如备件、工具和燃料)以及称为“白领”(即办公室)用品。（哪一个更好预测？后者）
13.选择：生产性的业务性需求、生产性的资本性需求、非生产性的业务性需求、非生产性的资本性需求。
☆14.选择：确认需求（采购说明purchase specification）包括的内容：（1）确认所需产品和服务、（2）确定数量、（3）确认交货要求、（4）确认供应商的服务与响应、（5）供应商需要的其他信息。
☆15选择：对于所需的服务，可以考虑用服务的产出和结果来定义。
16.判断：对采购项目进行技术性定义，就是确保所明确的质量等级可以满足对其性能的要求，同时必须规定可以接受的质量偏差。
17.判断：交货地将明显地影响供应商的提前期，即接受采购订单到完成之间的时间。
18.判断：过于详细的规格限制了供应商提供更多的成本－效益解决方案的能力，买方还要承担由此导致的产品或服务不能使用的风险。
19.判断：过分的明细—即将某一东西具体化到几乎不可能买到的程度—是阻碍公司采购供应工作的另一常见问题。
20.选择：产品规格最基本的形式是“默示的质量”。
☆21.选择/：六种不同类型的产品规格：（1）品牌和商标名称；（2）供应商/行业编码；（3）样品；（4）技术规格（5）构成规格（6）功能和性能规格。
☆22.：品牌和商标名称作为产品规格的使用场合和优劣势。
品牌主要用于：（1）公众每天使用的产品；（2）产品有专利权时。
利用品牌的优势：（1）对你的要求给予明确、简洁和清晰的沟通；（2）易于使用并能立即采购；（3）质量一般是可以信赖的。
利用品牌的劣势：（1）品牌化产品比无品牌产品更昂贵；（2）竞争一般受到限制，可能只有一个供应商；（3）供应商可能在没有改变品牌名称或未同客户沟通这一变化的情况下私下改变明细规格。
☆23.样品作为产品规格的使用场合和优劣势。
样品主要用于：（1）当所购品很难描述时(如铸模/不规则的部件/不展示实物给供应商难以描述的产品或设计)；（2）供应商可能要求提供样品以确保对特殊目的的适用性。
利用样品的优势：（1）样品可以让供应商了解需求是什么；（2）样品可以让购买者在购买之前了解这种产品的适用性和效果对你的要求给予明确、简洁和清晰的沟通。
利用样品的劣势：（1）购买者需要确保实际供货与样品是完全一样的；（2）决定和证明与原来的样品有小的偏差是很困难的
24.判断：技术规格必须清楚和严谨以便于供应商无需任何附加说明就能理解它们。
☆25.：技术规格作为产品规格的使用场合和优劣势。
技术规格主要用于：(1)买方具有供应商没有的专业设计技能；（2）买方希望采用一种内部已经开发出来的特殊设计并需要与供应商沟通；（3）采购的物品或设备具有复杂性。
利用技术规格的优势：（1）确切定义了购买者的需求；（2）可以核实被供应的物品满足所有要求
利用技术规格的劣势：（1）制定技术规格需要有相当的人力投入，并要求有专家参加；（2）高水平的规定可以要求供应商设计定制产品；（3）限制了能确保供应的供应商的数目；（4）供应的产品未达绩效要求的风险由买方承担。
26.构成规格涉及一个物品的构成，一般是从其化学和物理性质方面进行描述。
☆27.：构成规格作为产品规格的使用场合和优劣势。
构成规格主要用于：（1）涉及一个物品的构成，如原材料以及食品和化学类商品。（2）对安全和环境是很重要的地方，或者这种材料对生产过程是至关重要的。
构成规格的优势：（1）构成规格非常严谨和明确。（2）购买者可利用这种明细单确认所供应的物品满足要求。
利用构成规格的劣势：（1）构成规格要求专家对开发做出鉴定；（2）对构成规格的认证通常需要特殊的测试设备。
28.选择/判断：功能和性能规格，这两个术语有时可互换使用。然而，功能规格通常描述一个采购产品所要执行或达到的功能的非常基本的术语；另一方面，性能规格通常描述某些有关如何更好地达到这种功能的附加的要求。
29.判断：功能规格和性能规格一般不描述所需的功能和性能是如何获得的。
☆30.性能规格作为产品规格的使用场合和优劣势。
性能规格的使用场合：（1）当供应商比购买者拥有更多的专有知识和技能时；（2）供应商所处行业技术发展迅速。
性能规格的优势：（1）供应商可以利用他们完全的专业知识和创新能力开发最佳的解决方案（2）相对于一份技术规格的规定格式，购买者编写一份性能规格所需要素少些（3）未满足要性能求的风险由供应商承担（4）相对于指定的技术规格，采用性能规格可选的潜在供应商数目更多。
利用性能规格的劣势：（1）评估供应商的特殊设计是否适合比较困难；（2）供应商的报价可能比较复杂，难以比较。
☆比较对照性能规格和技术规格。
31.判断：确认服务比确认产品的难度更大。
32.选择：我们一般是根据产出来描述服务，即通过服务要达到什么结果。
33.判断：服务的质量取决于提供服务的特定的人。
34.选择：个人提供服务的能力是重要的，服务明细单可以明确提供服务的人的资格条件。
☆35.选择：标准的种类：（1）行业标准（2）国家标准（3）地区标准(4)国际标准
36.选择/：标准包括的范围：（1）构成标准（2）尺寸标准（3）性能、质量和安全的标准（4）技术要求（5）测试的标准方法（6）表明可接受的或推荐的使用、安装、操作和维护方法的编码
37.利用标准的优势（1）供应商熟悉标准，并在他们的正常生产中使用。（2）标准促进了供应商竞争和较低的价格。（3）标准避免了不确定性。（4）购买者不需编写具体的明细单。（5）供应商的报价更容易。
38.利用标准的劣势：（1）标准不能满足所有要求。（判断：从本质上说，任何标准都是参与制定的各方都同意的一种妥协方式。）（2）标准并不总是反映最新的技术或实践。（判断：一个标准反映的是制定时期的需求。）（3）供应商不精通特定标准。（判断：有些标准也是很复杂的，所以我们不能想当然地假定供应商对特定标准的各个方面都很精通。明智的做法是，采用一个供应商熟悉的标准。）
39.：内部标准化的利弊：
好处：（1）它使公司内部减少了开发明细单所需的时间和精力。（2）它有助于企业集中精力在少数项目上，更好地关注质量，花费更多的时间寻找最佳的供应源。（3）它可使企业大批量采购较少的品种，进而同少数供应商达成更好的谈判价格。（4）同少数供应商增加交易量和相互影响程度将导致购买者和供应商之间更密切的沟通和更好的理解，质量水平也可因此而改进。（5）需要储存的物品和交付的减少将直接降低安全库存数量，进而降低储存费用。
内部标准化仅有的潜在劣势是：它将减少质量选择的范围。（判断）
40.判断：为了在市场上有别于竞争对手，公司制造多品种产品时每类产品都有其鲜明的特色。在这种情况下多样化更为适宜。
内部标准化进程需要所有特定产品和用户参与，否则实行新标准会遇到阻力。
41.选择：价值分析(VA)和价值工程 (VE)。
☆42.选择：VA/VE是用于开发特定问题或需求的最佳解决方案的结构性问题解决方法。它适合于开发新的设计和改进已有设计。一般来说，VA是对已有产品重新设计，而VE是设计新产品。
43.选择：VA/VE设计过程的关键产出是一个或多个规格。
44.选择：VA/VE寻求价值增值的结构性方法。
45.选择：使用价值表明这种物品达到某一特定目的的结果。。
46.选择：尊重价值（亦称声望价值）表明一种物品自己的期望值。
47.选择：交换价值是一种物品使用一段时间之后所具有的价值。
☆48.选择：再利用价值适用于一种物品不再服务于最初的目的而用于其它目的时。
☆49选择：损失价值是一种物品失去的比它曾经拥有的价值更多的价值。
50.选择：费用价值是一种物品由于它能带来节约而被认为是一种投资时的价值。
51.选择：VA/VE的着眼点集中在功能上。
☆52.：VA/VE结构化方法的程序：1）准备阶段2）信息阶段3）功能分析阶段4）探讨阶段5）开发阶段6）评估阶段7）执行阶段。
53.判断：在标准化的产品是有效和能够胜任的情况下，没有必要从事VA/VE研究或花费时间开发新的产品规格。
☆：54.从事价值分析和价值工程研究的时机：（1）产品已经存在，价值分析研究任何时候都可以进行。当迫于竞争压力价格下降、需要削减成本以维持利润时，必须进行价值分析。（2）对一个新产品的价值工程研究最好是在设计阶段进行。在新产品设计阶段，价值工程研究对成本的影响最大。
55.判断：独立需求：与其他产品没有关联的需求 相关需求：与其他物品的需求相关的需求。
56.多选：连续性采购物品的需求通常有以下四种形式：（1）趋势性（2）周期性（3）季节性（4）随机性
☆57.多选：需求预测的方法：专家意见法、市场测试法、定量分析法、基于计算机的物料需求计划系统。
58.选择：专家意见法有两种形式：（1）专家会议法；（2）德尔菲法（☆匿名）。
☆59.单选：在没有历史数据或环境变化很快、历史数据不能反映未来需求趋势的情况下，可以使用专家意见法。
☆60.单选：市场测试是指公司在产品或服务的目标市场中抽出一个试验样本，根据某一时期内对他们进行试验性销售的情况来进行需求预测的一种方法。
61.单选：当面临大量不确定性因素时，可以采用这种市场测试法进行需求预测。
62.多选：定量分析法预测主要有：时间序列分析法和因果关系分析法。
☆63.多选：时间序列分析法有：（1）直观法（2）移动平均法（3）加权移动平均法（4）指数平滑法（5）趋势和季节性调整法。
☆判断:64.时间序列分析假定过去的需求变化在将来还会继续出现，市场条件相对稳定，并且历史数据真实可靠。这种方法常用于短期预测，在中长期预测中不宜采用。
65因果关系分析法有：线性回归分析法（一元和多元线性回归）。
☆66.判断：如果可以准确地分析出影响需求的变量以及它们对需求的影响程度，并且这些因素本身是可靠的，因果关系分析法能够很准确地预测到长期需求。
67.单选：MRP物料需求计划；MRPⅡ制造资源计划；DRP分销资源计划；ERP企业资源计划。
☆68.单选：移动平均法适用于需求模式比较稳定的情况。
☆69.判断：移动加权平均法中各期数据的权数之和为1。此法也适用于需求相对稳定的情况。
☆70.判断：当需求呈明显的上升或下降的趋势时，加权移动平均法的预测结果比移动平均法准确，但是这两种方法都不能准确反映这种趋势，总是滞后需求趋势。
71.判断：指数平滑法与移动加权平均法相同，只是权数是从指数序列中选取。 的值一般介于0.1到0.4之间。
72.判断：简单线性回归法仅适用于只有一个独立变量影响产品的需求，并且它们之间的关系呈线性。
73.判断：多元线性回归分析法适用于一个因变量和两个或多个自变量相关的情况。
☆74.多选：需求预测的步骤：（1）数据的收集与分析；（2）增加决定性影响因素；（3）采取相应的行动。
75.选择：订购批量与订购周期的确定取决于一个公司所运用的库存控制方法。
选择：经济订货批量（EOQ）是指存货成本最小的订货量。存货成本包括：库存持有成本和订购成本。
76.判断：订购数量与交货数量并不相同，因为一次订货数量可能包含了订购期间内多次交货的数量。分散交货的方式使得企业进行大批量的采购成为可能，这样既减少了存货成本，又减少了订购成本。（分散交货不等于分散订货）
77.简答：明确交付时应考虑的要素：送货次数、送货的时间、送货的数量、运输方式和包装规格。
判断：如果提前期是很关键的，一次订购中交货的次数必须是切实可行的。
78.如何明确交货次数和时间：
（1）确定交付还要确定提前期。
（2）如果一张订单同时包含多种产品，采购者和供应商有必要对每种产品送货时间取得一致的意见。
（3）有时供应商的交货期可能受制于采购者提供的某些特定的信息。
（4）如果生产准备期是很严格的，则一次订购中交货的次数必须是切实可行的。
79.多选：明确供应商服务与响应时应考虑的要素：供应商响应、技术支持与培训、维护与维修。
80.多选：采购说明中应包含的其他信息的内容：合同信息、背景资料、评估报价的原则、适用的法律法规、公司的有关政策。
81.判断：采购的最终目的不是买一个产品或服务，而是要满足一种或多种需求。正因为如此，制定明细单的过程必须考虑所有涉及到的所购产品或服务的各种需求。
82. 多选：应该确保被考虑的所有的需求包括：使用者或消费者、机器和设备、原材料和元件、运输、理货和储存。
83.判断：采购人员必须了解所涉及的使用者或消费者所具有的特定用途或消费习惯和类型。有些因素将明显地影响他们如何使用所购物品，如专有技能或知识的存在与否、态度、偏好以及其他个性特征。
84.判断：购买原材料时，要了解相关生产设备的要求和生产能力。采购人员还必须考虑与将要混合或装配在一起的其它材料和元件之间的匹配问题。
85.论述：在明确采购需求和规划供应过程中采购和供应部门应发挥什么作用？
忽视采购和供应部门的作用将发生以下后果：（1）经常发生紧急采购；（2）忽视好的商业实践，如过分细化规格、不必要的特定的限制性说明、可以采用标准件时却设计定制件等；（3）供应商不能准确了解客户的需要。
那么，应该如何发挥采购和供应部门的作用呢？
（一）在企业运作的早期考虑采购供应问题；（二）在不同层次上保持相动以确定需求；（三）采购供应是一个跨职能的过程；（四）采购供应部门应贡献自己的市场知识；（五）便利供应商的参与
86.判断：所有的包括最小的组织都要有包括设立预算在内的规范的计划过程。预算是以财务术语表示的计划，用于安排和控制企业的运作。
87.判断：在大多数企业中，物品和服务的采购开支在总成本中占有相当的比例（制造企业中采购成本占总成本的比重平均大于60%）。采购供应部门在没有超出预算的情况下的采购能力，对组织成本、关键的利润目标以及竞争力有相当大的影响。
88.判断：有效的各职能预算显然是采购供应职能规划所需的信息资源。
89.判断：预算信息并不总是精确的。一项预算被拟定得越精确越好。
90.判断：采购供应部门通过提供有关费用的历史统计资料，可以帮助职能部门规划其未来的需求。
☆91.判断：企业的资本性开支影响资本性预算，还将影响随之而来的业务性预算。
92.判断/选择：寿命周期成本＝获取成本＋所有权成本
判断：如果我们以最低寿命周期成本法采购一个资本品，那么对业务性支出的预算将小于以最低价格进行采购的预算。
93.判断：同所有其它职能一样，采购供应职能也要制定预算。但是，它不是采购费用预算的持有者。外部性支出预算通常是要受到相关的职能（如生产、研发、IT等）的约束。这将确保费用的审批权与执行权的责任是分离的。
☆94.判断：一个组织不可能对它所采购的所有产品和服务说明的开发或评价花费同样的时间和精力。所以，必须建立一些优先排列系统。
95多选：制定或评价采购的优先级别时所需考虑的因素：（1）它是一个新的采购吗说明？（2）采购说明的使用年限（3）技术革新的速度。（4）支出水平。（5）对组织的影响水平。
☆96.单选：排列在前面的20%的物品占支出总额的80%。而剩余80%的物品仅占支出总额的20%。这种排序所揭示的规律称作80/20法则（帕累托）。
97.选择：供应目标一般表现在以下四个方面：（1）确保所采购产品或服务具有所要求的质量，并具有新颖性与区分度(相对于公司竞争对手的供应能力)。（2）确保所采购产品或服务的及时可靠。（3）获得供应商必要的支持。（4）确保采购总成本最低。
98.判断：在选择制定采购说明的方法时，既要考虑采购的产品或服务的属性，也要考虑公司所要达到的总体供应目标与供应指标。
判断：一条供应链的牢固程度取决于它最薄弱的环节。
99.选择：启动正规的授权程序其目的是：（1）确保有关产品或服务明细单的技术审核。（2）确保采购预算审批部门的批准。（3）告知财务部门这项近期的财务开支。（4）按照公司编码体系对采购项目编码，以利于各项分析。（5）为审计提供备份材料。
100.简答：非生产性的业务性采购申购单上应包含的内容：（1）唯一的收购编号；（2）申请人的姓名；（3）预算审批人的姓名和签名；（4）需购物品/服务的特征；（5）采购数量；（6）交货日期；（7）交货细节和限制条件；（8）成本分配相关的预算线。
101.多选：生产线的业务性采购申购时经常用到的两份重要文件：（1）物料清单；（2）生产进度表。
102.判断：在高级的信息系统中，订货程序可以完全自动化。一个或多个审批人可通过密码进行电子审批。
103.判断：公司在低值采购时，通常授权申请人/使用者自己采购。
低值采购采用方法包括：1）公司采购卡； 2）一揽子合同；3）低值订购单；4）小额现金。
104.判断：资本性采购的价值相对较高，因此其采购授权的程序也相对复杂。有时，正式请购单须先提交到公司董事会、或董事会指定的特别委员会。
105.判断：公司应严格限定对采购经费的授权。采购供应部门应被授权使用这笔采购经费；而其它部门或职位有时也会获得这种授权。
☆106.判断：采购经费的授权等级，会因为采购供应部门内职位的不同而不同。