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职场智库 | WORD实用技巧!这个操作666

时间:2019-07-18 19:17 来源:智通教育

纲哥说从会用电脑开始,Microsoft Office Word就是我们最常用的软件。

靠着它,我们写论文、写方案、写报告、写故事…但是,你真的懂Word吗?

其实,这个软件背后,还有一大批隐藏技能你不知道。

掌握它们,你将开启新世界的大门。


前方高能,小伙伴们请站稳扶好。

1.打开导航窗格

 想看哪里点哪里


论文、书稿、标书等等大型文档,最烦的就是,有时候需要在不同的章节之间来回跳转。如果你的文档是套用了标题样式,或者设置了大纲级别的,就可以开启导航窗格(低版本叫文档结构图)。然后你就可以,想看哪里点哪里



这样既方便自己,也方便其他需要阅读你文稿的小伙伴,领导喜欢的不得了!


 2

Word文档

一键转PPT

在办公中,同事或者客户传送的文件,通常是Word格式。但向领导做汇报时,却要用PPT样式展现,此时,很多小伙伴们选择,一行一行复制粘贴?太傻了!


将一份 Word 文档,通过在 Word 中选择【发送到 Microsoft PowerPoint】功能,快速生成一份结构清晰的 PPT,大量减少复制粘贴文本的时间!


实现这个操作,分两步:


❶ 在大纲视图内,对 Word 文档设置大纲级别
❷ 将 Word 大纲文本转化成 PPT


在开始菜单栏选择【视图】-【大纲】



进入大纲视图后,对文本设置大纲级别,方法如下图所示:



设置好后,在 Word 中找到【发送到 Microsoft PowerPoint】功能。



从【快速访问工具栏】中,选择这个按钮,就可以几秒钟快速生成一个原始 PPT!



下来只要点击应用一个PPT主题,套入一个微软的PPT模板,一个差不多的PPT就可以完成了。



 3

Word文档

一键转Excel


在我们工作中,有什么事,能比整理一大段数据统计并整理更痛苦嘛。


比如,统计人事信息,最后信息统计到 Word 里,可能就是这个样子:


可是交给领导要求是 Excel 表格,怎么办呢?

别怕,简单两步,我们就可以将 Word 信息处理成 Excel 表格格式。


1. 将信息复制到 Excel 中

打开 Excel,将 Word 信息复制粘贴到 Excel 中,可以看到,每行信息在同一个单元格




在 Excel 中对文字信息进行拆分,就可以轻松搞定 Word 文档转换 Excel~


选中该列,选择【数据】-【分列】,在弹出的选项框中,【分隔符号】下勾选【其他】,手动输入中文输入法的逗号,点击确定。


看,利用 Excel 的数据合并拆分功能,处理信息是不是超级快!


 4


PPT文档

一键转Word


前面讲了Word 能变 PPT,PPT 自然也能变成 Word!


学生党、开会党和培训党,经常需要把课件、会议的 PPT 内容转成 Word 打印出来。

操作需要频繁的复制粘贴,极度浪费时间和精力。

三步,就可以节省 N 小时复制粘贴工作,在几秒的时间内立马搞定。



1.按 F12键;

2.点击【保存类型】,选择【大纲/RTF文件】,确定;

3.使用 Word 打开。


 5


Word文档

一键转Excel


如果你在Word中做了这样一个表格:



如果复制粘贴到Excel,立马出现下面情况:


What?!整个表格都毁容了,重新再调整,各种格式和文本的大小调整,想想就头大。。。


有木有方法很好搞定?


老样子,还是三步走:


1.按【F12】,点击【保存类型】,选择【网页文件】,确定

2.打开 Excel,点击【文件 / 打开 / 这台电脑】,选择网页文件,确定

3.搞定,保证 Word 表格完好复制到 Excel


Word文档,本身就是为职场人高效办公的而生的,但是其中很多功能的添加和运用,对于很多小伙伴来说,都存在着不同程度的盲区,希望今天的内容,能为日常需要处理各类繁杂文档的你,带来助力。


(PS:今后,我们将在每周二的推送中与大家分享各类实用高效的办公软件、工具知识的分享,敬请期待。